Кластеризація Часу: Ключ до ефективності

Автор: Сейсембаєв Маргулан

Ефект №1: Зменшення Втрат від Перемикання Задач

Численними дослідженнями доведено, що перемикання між задачами забирає від 25 до 30 відсотків вашої ефективності.

Ви, напевно, самі не раз помічали: коли ви проводите якусь зустріч або виконуєте якесь завдання, наприклад, читаєте звіт, а потім вас відволікають, то, щоб повернутися до звіту, вам доведеться знову все заново перечитати, переосмислити тощо. Щоразу будь-яке перемикання вашої уваги віднімає 25–30 відсотків часу лише на те, щоб знову "в'їхати" в те, про що ви до цього говорили або чим ви до цього займалися.

Ефект №2: Виділення Ресурсу Часу Під Цілі

Другий дуже важливий ефект кластеризації полягає в тому, що багато хто, наприклад, планує щось, ставить якісь цілі, але не виділяє під це ресурс, а конкретно — ресурс часу.

Кластеризація вирішує це питання. Кластеризація — це такі блоки часу, які ви бронюєте для певних завдань. Усім, напевно, відома така "павутинка" або "колесо балансу" у вашому житті, де багато хто планує приділяти більше уваги для сім'ї, роботі, хобі, суспільним справам тощо. Але, на жаль, у багатьох на рівні цієї цілі або "колеса балансу" все й залишається. "Колесо балансу" саме по собі не може себе досягти. Ви повинні це самі досягати. А як це робиться? Це досягається шляхом виділення ресурсу часу під кожен аспект вашого життя.

Отже, кластеризація вам допоможе досягати балансу вашого життя автоматично.

Ефект №3: Виконання Важливих Справ у Найпродуктивніший Час

Протягом дня багато бізнесменів дуже часто виконують справи не в правильному пріоритеті. Наприклад, багато хто говорить, що треба виконувати спочатку важливі справи, а деякі кажуть, що потрібно спочатку "з'їсти жабу" або неприємні справи, тощо.

Я вам скажу: вам потрібно виконувати важливі справи у найпродуктивніший для вас час. Якщо це стосується розумового процесу, то найкраще це робити не одразу після пробудження, а трохи пізніше, але ніяк не після обіду. Тому кожному заняттю потрібно відводити оптимальний для цього заняття час. І ось у цьому вам сильно допоможе кластеризація.

Як Працює Кластеризація: Приклад Дня

Я планую таким чином... Уявіть собі циферблат годинника.

Я розбиваю кожен день. До речі, відразу ще хочу сказати одну фішку кластеризації: багато підприємців планують тільки роботу. Я ж розглядаю роботу і відпочинок як одну одиницю, як одну одиницю планування. Наприклад, коли я планую роботу, у мене стандартний час під будь-яке завдання — це 45 хвилин. Я відводжу. Так ось, я відводжу в плануванні не 45 хвилин, а годину. Я завжди планую 45-хвилинне завдання і 15-хвилинний відпочинок. Тобто у мене немає окремого відпочинку, окремо роботи. Я розглядаю: одна планова одиниця. Одна планова одиниця у мене, як правило, 45 хвилин завдання, 15 хвилин відпочинку. Тому ось це дуже важливо: відпочинок автоматично повинен слідувати разом з роботою.

1. Особистий Час (Підйом – 10:00) ⏰

У мене підйом і до 10:00 ранку — це мій особистий час.

Я вранці встаю, в цей час ніхто не може мені заважати. Я сиджу у себе в кабінеті, я переглядаю... По-перше, у мене вранці тут гігієнічні процедури, зрозуміло, іноді буває так, що я вранці ходжу. Потім у мене йде час планування. Я щоранку переглядаю свої плани, переглядаю свої цілі, перевіряю, чи актуальні ці цілі для мене досі. Тому що найгірше, коли ви ефективно займаєтеся тим, чим не потрібно займатися. А це буває в тому випадку, коли ціль для вас вже не актуальна, а ви продовжуєте її переслідувати.

Так як я використовую систему динамічного планування, я щоранку реактуалізую або роблю ревізію своїх цілей і своїх планів.

Далі, у мене кайзен-година. Кайзен-година — це спеціальна година, відведена для того, щоб займатися оптимізацією, автоматизацією своєї діяльності. Тобто це як, якщо я лісоруб, рубав ліс, то у мене година часу йде на заточування сокири. Ось кайзен-година — це година, присвячена оптимізації моєї роботи, моєї діяльності.

Далі, я дивлюся новини, месенджери, я читаю, я складаю графік поточного дня, тобто готуюся до дня. Ось у мене на це йде 4 години часу. Це я називаю особистий час. Таким чином, ці 4 години я присвячую тільки собі.

2. Робота (10:00 – 13:00) 💼

Далі, з 10:00 до 13:00 — у мене цей час присвячено роботі.

У цей час я читаю звіти, я читаю аналітику, я проводжу наради, я зустрічаюся з ключовими співробітниками тощо. Там я пишу курси, наприклад, у цей час. Це час повністю присвячено роботі. Причому цей час я виділив тут не випадково. Це найефективніший час для прийняття рішень. В основному я тут займаюся прийняттям рішень і складними аналітичними завданнями, такими як звіти, написання курсів, якісь наради тощо.

Тому під ці справи я виділив найкращий час, який я називаю прайм-тайм, коли я енергійний і коли мій мозок працює на максимальній ефективності.

3. Спілкування/Суспільство (14:00 – 18:00) 🤝

Далі, з 14:00 до 18:00 — у мене час громадський або спілкування.

З 14:00 до 18:00 у цей час я проводжу всі свої зустрічі, всі свої зуми, там усі зустрічі у громадських справах, обговорення тощо. Тобто ось цей час повністю присвячено взаємодії з іншими людьми. Чому це важливо? Тому що в цей час знижується мозкова активність, і водночас у цей час ви найбільш розслаблені, не напружені, вам легко спілкуватися, ви спокійно спілкуєтеся, у вас хороший темп спілкування, у такому благодушному, розслабленому стані.

І тому це так. У цей час ви не приймаєте критично важливих рішень. Відповідно, тут нічого страшного. Цей час не припадає на відповідальні рішення. Усі відповідальні рішення у мене приймаються ось тут. Таким чином, у мене закривається третій напрямок: особисте, робота, спілкування.

4. Сім'я та Друзі (18:00 – 21:30) 👨‍👩‍👧‍👦

Далі, з 18:00 до 21:30 — у мене тут сім'я, друзі.

З 18:00 до 21:30 — це час, який я присвячую сім'ї, сімейним справам, друзям. У цей час ми спілкуємося, дивимося кіно, разом вечеряємо. Ну, це весь час, присвячений або друзям (зазвичай пару разів на тиждень), весь інший час — це час, присвячений сімейним справам. Таким чином, ви бачите, що ввечері якраз найспокійніший час, коли немає великої метушні, коли треба готуватися до сну. У цей час ви ведете якби спокійні бесіди в сім'ї, з членами своєї сім'ї тощо. У цей час діти приходять вже зі школи, всі прийшли з роботи, ніхто нічим не зайнятий. Такий неспішний час. Найкращий час або разом щось почитати, або разом подивитися якийсь фільм, або разом повечеряти.

Переваги Кластеризації Часу

Ви бачите, що кластеризація охоплює:

1. Особистий час

2. Роботу

3. Громадські справи

4. Сім'ю і друзів.

• Кластеризація вибудовує "колесо балансу" вашого життя в автоматичному режимі.

• Кластеризація робить так, що ви виконуєте кожен тип роботи в найкращий для цієї роботи (або задач) час.

• Кластеризація мінімізує перемикання між різнотипними задачами. Ви весь час виконуєте однотипні завдання: вранці, наприклад, це прийняття рішень, аналітика, звіти тощо; після обіду — тільки спілкування; ввечері — спілкування; а вранці — аналітика, рефлексія тощо.

• Кластеризація автоматично вибудовує вам пріоритети і не дозволяє одним завданням із цього блоку часу переїжджати і з'їдати час від іншого блоку.

• Ви таким чином протягом дня дуже продуктивні.

• І найголовніше, ще кластеризація допомагає планувати режим роботи та відпочинку.

Кластеризація Року

Це те, що стосується кластеризації дня. У мене також є кластеризація тижня, кластеризація місяця і кластеризація року. Але коротко, щоб довго не розповідати, скажу так: основа — це рік.

Коли я планую рік, спочатку я беру календар року і туди заношу всі особисті справи (куди я хотів би поїхати, якісь там поїздки, виставки закордонні тощо). Наношу спочатку особисті справи. Потім на цей самий календар починаю заносити всі сімейні справи. Потім я починаю доносити туди все, що пов'язано з роботою, робочі справи. І вже на час, що залишився, я планую все інше.

Також кластеризуйте собі рік із самого початку. Це допомагає вам тим, що це не стільки план, скільки уявіть собі: на календарі ви просто бронюєте або блокуєте дні, які ви відводите там під відпустку, під сімейну відпустку або особисту поїздку тощо. Це ще не точний план, це ще не точні дати, ви приблизно блокуєте ці дні. І це допомагає в чому? У тому, що протягом місяця ви поспіхом не "заїхали" на територію ваших запланованих якихось подій. У вас ці дні вони якби заблоковані. Ви можете планувати тільки на ті дні, які вільні.

Таким чином, обов'язково займайтеся кластеризацією. І дуже важливо завжди пам'ятати: коли ви робите кластеризацію року і ви в першу чергу занесли особисті поїздки, потім сімейні події та поїздки, потім бізнес, ви точно будете впевнені, що точно закриті всі ваші особисті справи, точно закриті ваші сімейні справи і все, що тісно пов'язане з вашою роботою.

Обов'язково потім вказуйте:

• Три головні цілі року.

• У кожен місяць вказуйте три головні цілі місяця.

• Щотижня вказуйте як мінімум одну головну ціль тижня.

• Щоранку ставте собі ціль виконати одну головну велику справу.

Тому кластеризація самого себе важлива, але крім цього ще завжди у фокусі тримайте всі ваші цілі. На цьому про кластеризацію я коротко розповів усе.