Лозовицький Дмитро: Project Manager and Business Analyst interaction shadow and light of reality

В яких випадках дві ролі може виконувати одна людина?

Для економії, щоб зосередити VISION в одній голові повну картинку, контролю процесів. Та форс-мажорними обставинами, багато проектів мають багато специфічних умов і не так просто швидко знайти BA чи PM на той чи інший проект.

Agenda

PM/BA interaction - approach model and key success factors.
PM/BA interaction issues resolving - best practices and life hacks.
The life truth of PM/BA roles combining.

Project -> Roles + Function = the difference in understanding.

BA та PM це дві ключові ролі на будь-якому проекті ІТ. Надзвичайно важливим є правильне та ефективне створення цих ролей на проекті.

Vision of decomposition

Expected Results

↑

Actions

↑

Functions & Roles

↑

Workflows (set of Activities)

↑

Framework

Really, understand what you control and you will avoid approximately 70% of mistakes!

When you combine something, you must be three times more alert!

Коли ми щось комбінуємо, то ми маємо створити модель для нашого проекту. Модель взаємодії ролей, як універсальний інструмент нашої роботи BA and PM.

PM/BA interaction control model basis

Коли постає питання мультитаскінгу, виникає ефект «тунельного зору», тому що комбінування в одній особі декількох ролей, гарантовано спричиняє на проекті психологічне, емоційне, розумове навантаження на людину. Людина за своєю діяльністю не бачить елементарних речей, які вона могла б помітити в будь-якій іншій ситуації.

PM — центральна роль на проекті. Сетапить активності, трекає, контролює.

[Diagram: Star Model]

Center:

Time / Work calendar
Communication plan
Project time line roadmap

Points:

People: Project role function description, Project role utilization, Career path, Benefits plan, Role KPI's.
Processes: Project framework (Waterfall, Scrum, Kanban, SAFe, LESS, Hybrid), Project team workflow decomposition. Processes KPIs work processes managerial.
Money: Budget, Financial project KPI's, Project cost utilization.
Client expectation: Manage formal expectations, Business strategy goals achievements & KPIs, Manage personal client expectation.
Quality: Project goals, Project quality criteria SOW.

[Bottom Diagrams]

Left block:

Resource focus: Time, Money, Quality.
Managerial focus: Processes, People, Client expectations.
Result: PM reporting & analysis tools.

Right block:

Resource focus: Knowledge, Technologies, Functions.
Managerial focus: Vision, Value, Satisfaction.
Result: BA reporting & analysis tools.

Головна робота аналітика це дослідження предметного домену, створення вимог, впровадити ці вимоги у вигляді backlog для роботи DEV команд. Контролювати результати виконаної роботи на частині проекту.

Допомагати інформаційно під час роботи команди, як такої (робити підтримку сервісну функцію виконувати).

Об'єкти управління в нашій компанії на проекті є незмінні. Нікуди не діваються люди, час та його компоненти, нікуди не дівається якість та клієнтські очікування, процеси, гроші і так далі. Ці речі мають бути постійно у фокусі уваги.

Що забезпечує ефективну роботу (PM, BA) в одній ролі. Критичний VISION. В людини в голові виникає хаос тоді, коли вона не розуміє з чим має справу.

Чим чіткішою візією ви будете володіти з приводу об'єктів, що зазначені в моделі.

В функції ВА або PM входить аналіз ефективності процесів, які відбуваються в команді.

Зони росту для PM/BA

People / Quality: Team tracking / Product knowledge (прокачувати команду та клієнта), sharing (додаткова інфа, яка підніме рівень якості. ЯК? ЩО?)
Quality / Client Expectation: Business and product strategy clarification improvements contribution (POC creation). End users interest investigation.
Client Expectation / Money: Client satisfaction improvements zone. Propose project value improvements. Project stakeholders interest investigation.
Processes / Money: Workflow optimization zone. Team technologies upgrades (workflow cost reduction).
Time / Processes: Saving project efforts and time (знаходження вузьких зон). Team communication and workflow "bottle necks resolving".

Бізнес аналітик має дивитись не лише на продукти, а на проект в цілому тим більше, якщо він PM і BA.

Для ВА важливо, де потрібно зосередити зусилля з організації процесів, з організації роботи людей, в коригуванні їхньої роботи.

Якщо не розуміти того над чим ви працюєте та тримаєте у фокусі кожен день на вашому проекті. Тим більше поєднуючи дві ролі то отримаєте розсинхрон у вашій діяльності. Ніхто з нас не машина (ні команда, ні ви, ні клієнт), всі ми робимо помилки. Тримати всі процеси у полі уваги дозволяє моделювання.

So what is the plan?

З чого треба починати, якщо ви поєднуєте ці дві ролі?

Коли ваш проект стартує або іде, то необхідно проводити аудит процесів, ресурсів проекту. Перед тим як ви перейдете на проект вам має хтось передати справи, ви маєте їх перейняти. Часом буває, що нема кому передати ці справи за тих чи інших суб'єктивних причин.

Не страшно. Головне мати орієнтир. У вас є модель — це і є ваш орієнтир.

Build conceptual model of interaction.
Explain, discuss and agree this model with a team and client (модель + її опис) що і як ми будемо робити. Є об'єкти управління, є фокуси вашої уваги. Проговоріть ці речі і продискусуйте їх, погодьте їх як з командою, так і з клієнтом. Ви збережете собі масу нервів та сил у майбутньому. Тому що нема нічого гіршого за несправджені очікування в думках та серцях інших людей (в команді чи в клієнта).
Build detailed BA and PM workflows, combine them у вигляді BPMN діаграм чи по іншому і скомбінувати + зробити їх загальнодоступними.
Identify quality metrics for BA and PM processes.
Align BA/PM activities with general workflow timeline. Це дасть можливість застапити всі календарні + ефективні tools для трекінгу Jira + Azure DevOps щоб отримати інформацію для репортінгу та об'єктивної оцінки дійсності (що відбувається добре а що не добре).
Chose efficient tools for tracking BA/PM activities.

What should be your attention focus when you combine BA/PM

TIME TRACKING
PM/BA PROCESSES MONITORING
DELEGATION CONTROL

Time tracking

Planning / Execution
Transparency for team & client
Time Efficiency Analysis

Критично важливим буде поєднання витрачання часу на планування ваших активностей і на їхнє виконання. Тому що вашу роботу руками ніхто не відміняв. Об'єкти визначили, процеси промалювали, все застапили, все погодили, але виконувати роботу потрібно.

Помилки при плануванні:

Витрачати забагато часу на планування.
Витрачати замало часу на виконання.

Коли об'єктів управління є багатенько, все необхідно тримати в фокусі уваги та змушений значну частину часу витрачати на планування.

Прозорість того над чим ви працюєте як для команди так і для клієнта.

Дуже часто є ситуація на проектах, коли команда не знає чим займається PM or BA. Теоретично всі розуміють чим має займатись бізнес аналітик, але visibility дуже часто не забезпечується і наростає роздратування зі сторони клієнта або команди.

BA or PM не зробив вчасно презентації, чим займається в належний спосіб або Delivery M. щось не згадав, або не презентували.

Transparency дає розуміння що ви працюєте над правильними та потрібними речами в потрібний момент часу.

Аналіз ефективності використання вашого часу це ваш потенційний ресурс для того, щоб ви спрямували свою увагу і свої зусилля в необхідне русло (в роботу над bottle neck), які ви можете собі визначити згідно процесу, який ви собі застапили.

Використовуйте тайм-трекери об'єктивно.

PM/BA process monitoring

The number of processes in the monitoring.
Виділити процесну складову, необхідно описати всі необхідні workflow (для відстеження для участі, щоб трекати всі речі і всі активності). Також кількість процесів моніторингу є для нас дуже важливою. Кількість процесів моніторингу буде визначати кількість затрачених зусиль та часу. Ви маєте знати скільки є ключових процесів у вашому проекті. Це необхідно, щоб ви могли порахувати навантаження + завантаження вашої участі в них чи інших речах.
Processes coverage percentage.
Неможливо бути однаково зосередженим на всіх процесах. Є процеси, які відлаштовані краще або гірше. Якщо ми говоримо про процент покриття ваших процесів, то це має бути чесний показник PM or BA для себе. Наскільки процесів мене вистачає. Це до питання якості управління.
Number/percentage of successful processes.
Коли можна вважати процес успішним? Коли досягається результат. Відсоток успішних процесів говорить про розпорошення ваших зусиль або не правильне спрямування ваших зусиль, якщо цей відсоток є низький, або брак знань. Цю річ необхідно трекати і трекати спільно разом з командою.
Quantity of processes with issues.
Кількість проблемних запитань, які прилітають за тиждень, місяць, квартал, рік. PM - має переглянути організаційну складову, ВА - людина має проаналізувати можливі моменти, щодо improvement.

BA/PM delegation control

Team leaders involvement.
Залучення ТІМ лідів. Тім ліди - це ваші стовпи. Вони є найбільш самоорганізованими. Таким чином вам легше буде організувати всі води ваших активностей в проекті.
Delegation of work that would be best done by team members.
Ви економите свій час. Коли ви делегуєте то додатково отримуєте корисний input інформації (коли людина виконує, вона мислить, аналізує критично) якщо ви делегуєте правильно то до вас будуть приходити люди з раціональними пропозиціями.
Definition of timing, areas of responsibility and targets results.
Делегувати без проговорення результату, проговорення часу за який має бути досягнутий результат це безглузде заняття. І переконатися в тому, що людина зрозуміла.
Control points identification.
Завжди контролювати те що ви делегуєте в декілька етапів.

TRICKY MOMENTS IN PM/BA roles combining

Constantly floating focus of attention.
Різні групи питань потребують додаткової уваги і це стрес.
The need of efforts distribution.
Risks prevention in team interaction.
Ризик менеджмент в взаємодії з командою. Це не тільки set up communication of plan, не тільки support їх Agenda, вибір оптимальних каналів комунікації, створення комунікаційних пар.
Roles that combine conflict management in this case.
Ви маєте вміти абстрагуватися і казати з точки зору PM я б робив отак і отак. А з точки зору ВА, я б робив отак, отак і отак. Давайте приймати рішення. Або я прийму таке рішення тому що (і пояснювати). Будь-якій персоні властива та чи інша роль, вона схильна до виконання тих чи інших функцій. І тут не варто забувати про альтернативну позицію і точку зору.

Main Life Hacks

Use simple and efficient communication tools.
Чим легше використовувати на девайсах, тим краще і легше буде вам комунікувати.
Setup the signal system for messages.
Виділені канали для екстреної комунікації. Має бути ідентифікація загального потоку повідомлень від дійсно важливих!!!
Define rules of tasks execution.
Критикуєш - пропонуй. Пропонуєш - роби. Зробив - доведи результати.
Define rules of feedback receive and escalation process.
Фідбек найбільш цінна інформація для коригування вашої роботи.
Make simple and suitable reports.
Орієнтований під задачі без зайвих деталей (Визначте 2, 3 показника на які ви можете впливати).
Take care of your calendar update.
Щось постійно вилітає з поля уваги і це дратує. Пропустивши важливий мітинг частково чи повністю не факт, що вам будуть переповідати все що було в деталях.
NO procrastination.
Якщо людина несе велике робоче навантаження то рано чи пізно людина вигорить. Інше питання на скільки вона вигорить.
Use precision and truthful estimations.
Не біжіть попереду паровоза і не кажіть, що все буде зроблено. Дайте собі нормальні estimate по роботі!
Keep your documentation in order.
Великі проекти дозволяють забути де що написано і знаходиться і на це необхідно витрачати додатковий час.
Always organize chaotic work according to workflow vision and update them with a common sense.
Буває, що люди емоційно реагують. Чи клієнти чи команда. Спробуйте зрозуміти у чому проблема і скерувати її у той процедурний спосіб, який ви вже визначили (модель вашого проекту).

My Line