Вчимося розуміти business requirements
- Oleh Voroniak
- 18 січ.
- Читати 9 хв
author: Kirill Belyavsky Agenda:
Що таке бізнес-вимоги?Дуже стисло поясню, чому це важливо і як вони визначають основу будь-якого проєкту.
Чому наша робота має допомагати бізнесу заробляти?Бізнес-аналіз повинен фокусуватися на фінансових і стратегічних цілях компанії, а не лише на технічних аспектах.
Чому бізнес-аналітики іноді не працюють із бізнес-вимогами?Ми обговоримо, чому ця проблема виникає і як її можна подолати.
Як виявляти бізнес-вимоги?Я поділюся практичними порадами для ефективного виявлення вимог.
Яка практична цінність бізнес-вимог?Ми поговоримо про те, як правильне визначення вимог мінімізує ризики й забезпечує успішність проєкту.
Бізнес — це діяльність, спрямована на систематичне отримання прибутку
На жаль, не завжди ми концентруємося на цьому аспекті й не завжди пам’ятаємо про нього. У самому терміні "бізнес-аналітика" слово "бізнес" стоїть на першому місці, але на практиці аналітики часто фокусуються на:
системах,
функціях,
ролях,
правах доступу,
токенах і подібних технічних аспектах.
За цими деталями інколи забувається головна мета — допомога бізнесу заробляти гроші. Йдеться не про одноразовий прибуток, а про систематичне й регулярне отримання доходу.
Ієрархія вимог у бізнес-аналізі
У класичній класифікації вимог бізнес-вимоги знаходяться на вершині ієрархії. Від них походять:
вимоги користувачів,
системні вимоги,
перехідні вимоги та інші.
Бізнес-вимоги визначають:
цілі,
задачі,
результати,
які пояснюють, чому ініційовано певні зміни. Це може бути запуск нового проєкту, зміна існуючого продукту, системи або трансформація бізнесу як такого.
Бізнес-вимоги є фундаментом для всіх наступних кроків і забезпечують зв'язок між рішенням та його цінністю для компанії.
Бізнес-вимоги та бізнес-потреби: як розуміти їхній взаємозв'язок?
Бізнес-вимоги тісно пов’язані з бізнес-потребами, які можуть бути двох типів:
Рішення проблеми:
Зазвичай це пов'язано з фінансовими показниками або якістю сервісів, які впливають на прибуток.
Наприклад, проблема може полягати в низькій швидкості обробки замовлень, що призводить до втрати клієнтів.
Використання можливості:
Це може бути нова ринкова ніша або покращений спосіб надання послуг.
Наприклад, можливість вийти на новий ринок за рахунок локалізації продукту.
Приклади неправильного розуміння бізнес-вимог
Часто бізнес-аналітики помилково приймають рішення за бізнес-вимоги. Наприклад:
"Арабська локалізація застосунку" — це не бізнес-вимога. Це рішення. Справжня бізнес-вимога в цьому випадку — вихід на арабський ринок для залучення нових клієнтів і збільшення прибутку.
"Зробити зручну обробку замовлень" — знову ж таки, це лише завдання. Реальна бізнес-потреба може полягати у збільшенні кількості оброблених замовлень за одиницю часу, що впливає на продуктивність і доходи.
Як правильно визначати бізнес-вимоги?
Запитання, які варто ставити замовнику:
Які конкретно користувачі є вашою цільовою аудиторією?
Як ці користувачі взаємодіють із продуктом?
Які проблеми чи можливості ви хочете вирішити за допомогою проєкту?
Розуміння бізнес-цілей:
Наприклад, якщо замовник хоче сертифікувати застосунок відповідно до стандартів, це може бути викликано:
Бажанням вийти на новий ринок.
Необхідністю уникнути штрафів.
Пріоритизація рішень:
Замість того, щоб реалізовувати всі вимоги стандарту, можна сфокусуватися на ключових аспектах, які забезпечують досягнення основної бізнес-цілі.
Чому важливо глибше розуміти бізнес-потреби?
Якщо аналітик розуміє бізнес-потреби, він може:
Запропонувати альтернативні рішення, які краще задовольняють ці потреби.
Сконцентруватися на головному, економлячи ресурси замовника.
Підвищити цінність свого проєкту для бізнесу.
Наприклад, замість повного перекладу застосунку на арабську мову може бути доцільним розробити окремий продукт, що краще відповідає потребам арабського ринку.
Висновок
Бізнес-вимоги — це не завдання чи функції, це більш високий рівень цілей, які пояснюють, чому бізнес інвестує в проєкт. Чітке розуміння бізнес-потреб дозволяє знаходити найбільш ефективні рішення, які вирішують реальні проблеми замовника або допомагають використати нові можливості.
Чому бізнес-аналітики часто уникають роботи з бізнес-вимогами?
Основні проблеми:
Клієнт приходить з готовим рішенням
Клієнт часто вже має сформоване уявлення про те, яку систему або автоматизацію йому потрібно впровадити.
Бізнес-аналітики, замість глибокого аналізу, починають працювати над тим, як реалізувати це рішення:
Які функції потрібні?
Хто користуватиметься?
Які рівні доступу й інтеграції будуть потрібні?
Це призводить до упущення ключового питання: чому це потрібно бізнесу?
Об'єктивні та суб'єктивні причини змін на стороні замовника.
Об'єктивні причини: Це ситуації, коли справді змінюються зовнішні або внутрішні умови, наприклад:
Зміни на ринку.
Нові бізнес-цілі або стратегічні пріоритети.
Нові законодавчі чи регуляторні вимоги. У таких випадках зміни є виправданими та необхідними.
Суб'єктивні причини:
Бізнес-потреби не були достатньо досліджені. Ми почали працювати з тим, що клієнт розповів на початку, але потім з'ясувалося, що є додаткові вимоги або нюанси, про які раніше не згадували.
Клієнт не до кінця розумів свої потреби. У процесі роботи клієнт може переглянути свої вимоги, зрозумівши, що запропоноване рішення не покриває всі аспекти.
Рішення не враховує специфіку бізнесу. Виявляється, що певний функціонал потрібен не всім користувачам або він має працювати по-іншому.
Як передбачати зміни та працювати з бізнес-вимогами?
Клієнт часто:
Не розуміє, наскільки його рішення впливають на розробку.
Не знає, що певні аспекти є критичними для аналітика.
Забуває або вважає, що щось очевидно й не потребує уточнення.
Коли ми розуміємо бізнес-потреби та їхній вплив на рішення:
Зміни стають менш неочікуваними.
Ми можемо передбачити потенційні ризики та підготуватися до них.
Вимоги змінюються рідше, оскільки враховуються всі ключові аспекти ще на початку.
Чому бізнес-аналітики уникають роботи з бізнес-вимогами?
Зона комфорту — системні вимоги Аналітики часто працюють із тим, що для них зрозуміло:
Хто користувачі?
Які функції та рівні доступу потрібні?
Як відбувається інтеграція? Бізнес-вимоги залишаються поза увагою, бо їх складніше зрозуміти та опрацювати.
Клієнт не хоче говорити про бізнес
Багато клієнтів приходять із готовими рішеннями (наприклад, "мені потрібна така система") й не хочуть обговорювати стратегічні цілі.
Аналітики часто не наполягають, залишаючи стратегічні аспекти поза розглядом.
3. Менеджери не вимагають роботи з бізнес-вимогами
Менеджери здебільшого зосереджені на: документації, яка дозволяє оцінити проєкт: Специфікації (specs). User stories. Планування релізів. Оцінках і розподілі ресурсів: Яка вартість реалізації? Які строки? Як розділити функціонал між релізами?
Це дозволяє їм: Забезпечити контроль над проєктом. Спланувати виконання завдань. Дати замовнику конкретні терміни й бюджет. Ніхто не буде просити вас працювати вас з бізнес вимогами.
4. Це складно
Аналітики часто працюють у зоні комфорту:
Системи:
Зрозуміло, які питання ставити.
Є шаблони, чек-листи, діаграми.
Відомо, які можуть виникнути ризики.
Бізнес-вимоги:
Вимагають розуміння контексту клієнта.
Більшість аспектів є новими, що створює дискомфорт.
Робота з бізнес-вимогами може бути складною через відсутність готових технік:
Щоб подолати цей бар'єр, потрібно:
Навчатися: відвідувати курси, читати літературу.
Працювати з менторами, які мають досвід роботи з бізнес-вимогами.
Практикувати формулювання правильних питань:
Яка проблема/можливість лежить в основі проєкту?
Як бізнес буде оцінювати успіх рішення?
5. Немає часу
Аналітики часто завантажені: Постійними комунікаціями. Підтримкою змін у проєкті. Адаптацією до численних змін, які виникають у процесі роботи.
Проте: Часто саме ці зміни й викликані тим, що бізнес-вимоги не були чітко визначені на початку. Тут причина і наслідок міняються місцями.
Чому важливо знайти час на бізнес-вимоги?
Реалізація функцій, які не відповідають бізнес-потребам, — більший ризик. Якщо у вас не вистачило часу на якусь технічну функцію (наприклад, кнопку), це менш критично, ніж створення рішення, яке не відповідає бізнес-цілям або не враховує потреб усіх стейкхолдерів.
Чітке розуміння бізнесу зменшує кількість змін у проєкті. Коли бізнес-потреби зрозумілі, технічні рішення базуються на стабільній основі, і ризик виникнення нових змін зменшується.
Чому складно продемонструвати цінність бізнес-вимог?
Бізнес-вимоги не мають очевидного результату. На відміну від технічних завдань, бізнес-вимоги — це набір тверджень про цілі бізнесу (наприклад, у документах типу Vision and Scope). Вони не дають миттєвого, вимірюваного результату.
Результат від роботи з бізнес-вимогами стає помітним лише в довгостроковій перспективі.
Це допомагає уникнути значних змін у майбутньому.
Забезпечує відповідність рішення реальним потребам бізнесу.
Цінність роботи бачить переважно сам аналітик.
Ви розумієте, як краще підходити до розробки, і це підвищує вашу ефективність.
Клієнт або менеджер не завжди одразу помічають це.
Чому клієнти не хочуть говорити про бізнес?
Клієнт уже провів свою "внутрішню роботу".
Давайте спробуємо розібратися на простій воронці знань. Якщо ми на цьому рівні нічого не знаємо, у нас є лише якась розподілена інформація. Далі ми починаємо виявляти патерни, ставимо їх у залежності, розуміємо ці залежності, і поступово отримуємо чіткі знання. Те саме відбувається у бізнесі. Десь на цьому етапі у бізнесу зароджується відчуття якоїсь проблеми або можливості. Вони витрачають певний час, щоб зрозуміти цю проблему, зафіксувати її для себе, а потім починають переходити до того, щоб спробувати її вирішити. На цьому етапі бізнес розуміє: "Ось моя проблема, ось діагноз, ось через що все погано". Можливо, вони не повністю це усвідомлюють або не зафіксували усвідомлено, але для себе це вже визначили. Менеджери чи топ менеджери, які працюють із цією проблемою, намагаються її вирішити власними силами, силами своїх співробітників, через організаційні зміни, свої IT-департаменти тощо. Можливо, на цьому етапі вони вже залучають консультантів або вендорів для певних рішень.
І ось клієнт приходить до нас у такому стані, коли він уже все спробував, але в нього нічого не вийшло. У нього залишилося єдине рішення, яке, на його думку, спрацює. І тоді він приходить до нас, кажучи: "Ось це рішення мені точно потрібне".
А ми йому: "Розкажіть нам про проблему".
Клієнт не хоче про це говорити, адже він уже пройшов цей шлях, можливо, витратив на це рік. Весь цей час ми не бачили процесу, і лише зараз зустрілися з клієнтом. Ми запитуємо про проєкт, а він не хоче повертатися до цього болючого досвіду, тому що вже багато всього пережив і не хоче про це згадувати. Це нормально, але розуміння того, чому так відбувається, може допомогти знайти ключі до розмови з клієнтом. Я пізніше покажу, як можна перевести клієнта в площину бізнесу, якщо він одразу не хоче про це говорити.
За моїми спостереженнями, клієнтів можна поділити на три категорії.
Перша категорія – це ті, хто розуміє важливість того, щоб розповісти нам про свій бізнес, проблеми та разом із нами придумувати рішення десь близько 20% клієнтів
Друга категорія 20% клієнтів— це ті, хто надзвичайно вперто просувається до свого рішення і не припускають можливості, що може бути інший шлях. Вони приходять до нас із чітким запитом на реалізацію конкретного рішення, яке вони придумали, і їх практично неможливо переконати.
Третя категорія 60% клієнтів — це ті, хто знаходиться десь посередині. Вони приходять із вже готовими ідеями, але якщо з ними добре попрацювати, вони можуть поділитися всіма деталями, активно залучитися до процесу та разом із нами знайти оптимальне рішення. Саме для цієї категорії клієнтів я пропоную підхід, який опишу далі.
Фокус у взаємодії з клієнтом
В аутсорсингу наш клієнт може бути не бізнесом як таким, а, наприклад, сервісною компанією, яка надає послуги своїм клієнтам. Важливо пам'ятати, що цілі не лише нашого прямого замовника (наприклад, менеджера чи компанії), а й кінцевих користувачів нашого продукту мають бути у фокусі.
Система, яку ми розробляємо, повинна допомагати кінцевим користувачам досягати їхніх бізнес-цілей, незалежно від того, чи це реклама, фінанси, медицина чи нерухомість. Основна мета полягає в тому, щоб рішення приносило користь бізнесу, що у свою чергу виправдовує його інвестиції.
Де швидко виявляти бізнес-вимоги?
Найкращий варіант — це пряме спілкування з представниками бізнесу, але що робити, якщо у бізнесу немає бажання або часу на це? У таких випадках можна використати наступні методи:
Аналіз документації У великих компаніях часто є бізнес-кейси або обґрунтування для початку проєкту. Якщо є доступ до цих документів, вони можуть стати цінним джерелом інформації. Можна запитати у клієнта документи, що містять бізнес-цілі, або подивитися супровідну документацію, яка може бути у вашому розпорядженні.
Відкриті джерела інформації Великі компанії, особливо акціонерні товариства, публікують багато відкритої інформації, такої як фінансові звіти, стратегічні плани, прес-релізи чи інтерв’ю з ключовими особами. Аналіз цих даних допомагає зрозуміти, куди рухається компанія, і краще зрозуміти, як ваш продукт вписується в їхні цілі.
Сайти з аналітикою Вивчення даних про діяльність компанії (наприклад, придбання стартапів, нові проєкти) може дати додатковий контекст для вашого продукту. Хоча прямі бізнес-вимоги тут не знайдете, контекст допоможе краще орієнтуватися.
Експертні консультації Спілкування з експертами у вашій компанії, які працювали з подібними проєктами, може дати розуміння проблем, що вирішувалися раніше. Можна також знайти колишніх співробітників клієнта для консультацій. Навіть платні консультації часто є виправданими у межах бюджету проєкту.
Взаємодія з індустріальними експертами Консультації з експертами ринку чи галузі допоможуть визначити типові проблеми індустрії, які ваш клієнт, ймовірно, намагається вирішити.
Аналіз конкурентів Дослідження того, як конкуренти вирішують схожі проблеми, також може дати цінні інсайти щодо вашого проєкту.
Чому важливо розуміти бізнес-вимоги?
Краще розуміння рішень клієнта Це дозволяє зрозуміти причини пріоритизації функцій чи змін у продукті.
Ефективна комунікація з командою Бізнес-аналітик, який розуміє вимоги, може самостійно приймати рішення з багатьох дрібних питань, не звертаючись до клієнта щоразу.
Покращення консультацій Клієнти часто сприймають вас як консультанта, тому знання їхнього бізнесу допомагає давати точні поради та пропонувати відповідні рішення.
Валідація функціональності Розуміння, які проблеми вирішують функції, допомагає визначити їхній пріоритет або поставити під сумнів необхідність функцій, що не мають чіткої бізнес-цінності.
Модель "business objective model" та як з нею працювати
Пропонує двосторонній підхід: від проблеми до рішення і від рішення до проблеми. Це універсальна техніка для розуміння бізнес-вимог, яка дозволяє адаптувати підхід залежно від запиту клієнта.
Коли клієнт приходить до нас і каже, що потрібно створити таку-то систему з певними функціями, ми не просто фокусуємось на цих функціях або фічах. Ми можемо рухатись у двох напрямках.
Ми можемо піти «вправо» і запитати:
Як ця фіча повинна працювати?
Хто буде нею користуватися?
Які правила чи обмеження існують для її роботи?
Це те, що ми зазвичай робимо. Але ми також можемо піти «вліво» і запитати:
Чому ви вважаєте, що ця функція потрібна?
Яку проблему вона вирішує?
Які наслідки будуть, якщо цієї функції не буде в нашому рішенні?
Хто постраждає від її відсутності?
Ми можемо з’ясувати, яку ціль клієнт хоче досягти за допомогою цієї функції. Наприклад, клієнт може сказати, що ця функція потрібна, щоб хтось конкретний міг виконувати певні дії. У відповідь можна запитати:
Що заважає вам виконувати ці дії вже зараз, без цього рішення?
Таким чином, ми можемо виявити проблему. Наприклад, клієнт може відповісти, що зараз це неможливо зробити через певну перешкоду. Виходить, що ця фіча вирішує конкретну проблему. Але тоді ми можемо запитати:
Чому це проблема?
Який біль вона створює для вас?
На цьому етапі ми вже можемо глибше зануритися в аналіз, побудувати модель ситуації, задаючи питання разом із замовником. Це працює чудово, якщо робити це спільно з клієнтом. Самостійно створювати таку модель без участі замовника часто неефективно. Коли ви не знаєте відповідей на всі запитання, їх потрібно задавати клієнту. Це може зайняти чимало часу, але це абсолютно нормально, оскільки такий процес дозволяє виявити:
Які проблеми вирішують певні фічі Аналізуючи функціонал, можна зрозуміти, як він впливає на існуючі проблеми і чи приносить очікуваний результат.
Які фічі не вирішують жодних проблем Наприклад, в процесі аналізу може з’ясуватися, що якась функція не приносить користі або не має зв’язку з метою проєкту.
Пріоритизація Якщо клієнт надав список побажань, важливо проаналізувати їх і зрозуміти, які з них вирішують важливі проблеми, а які можна відкласти або відмовитися від них.
Джерело:
Коментарі