Базові поняття Бізнес-аналізу

Тема доповіді: Базові питання бізнес-аналізу і визначення професії.

Проблема, яку ми будемо обговорювати: з інформаційних джерел (вебінар, стаття, книга, конференція) субʼєкт отримує інформацію про те чим займається бізнес-аналітик.Які підходи у власній діяльності використовує бізнес-аналітик.

Які методології, які інструменти він використовує у своїй роботі.

Проблема полягає у тому, що нам ніхто не каже, що і чому саме бізнес-аналітик повинен виконувати. І ніхто не каже, яка діяльність є точно компетенцією бізнес-аналітика.

Ця проблема є актуальною для початківців у цій сфері, тому що людина не розуміє, де вона вона виконує свої прямі обовʼязки, а де її використовують у рамках проєкту або компанії.

Хто такий справжній бізнес-аналітик? Чим повинен займатись бізнес-аналітик?

Як стати бізнес-аналітиком?

Профіль бізнес-аналітика

Гайд по професії бізнес-аналітика

Які лайфхаки повинен використовувати?Які нові техніки застосовувати?Що входить в набір компетенцій бізнес-аналітика?

Як потрапити в професію бізнес-аналітика?

З чого розпочати шлях у професії?

Що необхідно прочитати, щоб отримати інформацію?Які знання, та навички необхідно здобувати для формування компетенції? 

бізнес-аналітик це:людина, яка займається збором фінансової інформації у компанії?

людина, яка працює в департаментаменті стратегічного розвитку компанії?

людина, яка пише вимоги для ІТ додатків?людина, яка аналізує велику кількість даних?

людина працює на державній посаді, яка має таку назву?

Як визначити критерій, щоб зрозуміти, чи є людина бізнес-аналітиком чи ні?

Спочатку дамо відповідь на запитання: що таке бізнес-аналіз?

1. Бізнес-аналіз - це діяльність, яка дає змогу проведення ЗМІН В ОРГАНІЗАЦІЇ, що приносять користь зацікавленим сторонам в певному контексті шляхом виявлення ПОТРЕБ і обгрунтування РІШЕНЬ, які описують можливі шляхи реалізації цих ЗМІН.

Це визначення є кодовим ключем, що в подільшому дозволить краще розуміти: 

• Що робить бізнес-аналітик?

• Як він це робить?

• В якій послідовності?

• Чому він це робить?

Кожне з цих понять грає важливу роль і складає базові поняття бізнес-аналізу:  Зацікавлені сторони, Потреби, Зміни, Рішення, Контекст, Користь або Цінність. 

Сукупність цих понять формує модель базових понять бізнес-аналізу. Ця модель буде використовуватись у якості фундаменту і одночасно у формі певної структури, в яку гармонічно та просто вмонтовуються нові знання про бізнес-аналіз. 

На прикладі конкретного субʼєкта ми побудуємо модель базових понять бізнес-аналізу і зможемо більш осмисленно дати визначення професії бізнес-аналітика.

Приклад. У кожної людини є власні потреби. Візьмемо базову потребу (NEEDS) : вдихання повітря 

Людина не усвідомлює цю потребу. Засунемо цю людину під воду. Відбулась зміна зовнішніх умов для тіла. А якщо використовувати термінологію бізнес-аналізу, то зміни відбулись в контексті.

Що відбулось з потребою? Вона перейшла з неявних у явну (людина лише про це і думає).

Чому? Тому що потреба у диханні перестала задовольнятися. 

Такий приклад дозволяє нам зробити декілька важливих висновків:1.  Потреба може існувати незалежно від того, чи вона виявлена, зрозуміла, сформульована, або над нею вже працюють. 

2. Потреба, якщо вона існує, частіше за все, дає про себе знати, коли вона перестає задовольнятися.

3. Потреби найчастіше перестають задовольнятися в результаті того, що відбулись певні зміни. Частіше за все, ці зміни відбулись незалежно від нашої волі і відбуваються у зовнішньому середовищі або в контексті. Тому усвідомлення ПОТРЕБ взаємозалежне від КОНТЕКСТУ та того, що нас оточує. ВІд контексту може залежати не лише усвідомлення потреби але і існування ПОТРЕБИ взагалі, як такої.

У свідомості людини, яка не може вдихати, формуються наступні фрази:Я потребую, мені необхідно. У цьому випадку людина формулює власні ВИМОГИ. ВИМОГИ повідомляють нам про те, яку користь хоче отримати людина. 

(BABOK Guide): ВИМОГА - це висловлена потреба. ВИМОГА не входить в склад базових понять. ВИМОГИ входять в склад ключових понять. А це ще один набір понять бізнес-аналізу. 

ПОТРЕБА, висловлена у форматі ВИМОГИ, представляє значну цінність для людини, бо інакше вона в такій критичній ситуації не стала б про неї задумуватися. ВИМОГА - це багатогранне поняття. 

З однієї сторони, ВИМОГА це висловлена ПОТРЕБА, а з іншої сторони фокус ВИМОГИ націлений на ту користь, яку людина отримає, коли ВИМОГА буде реалізована.

Приклад: Мені необхідна можливість дихати, щоб вижити. Можливість дихати - ПОТРЕБА, а вижити - це та користь(цінність), яку отримає людина, якщо її вимога буде виконана.

User story: Я (певна роль) хочу мати змогу щось зробити, щоб отримати щось важливе з точки зору бізнесу. Ця структура точно відповідає суті ВИМОГИ. Тут присутні і зацікавлені особи і бізнес-потреба, яку вона хоче задовольнити, і тут вказана та цінність, заради якої і буде задовольнятися ця потреба.   

Мені як людині необхідна можливість дихати під водою, щоб вижити. Можливість дихати під водою - ПОТРЕБА

Вижити - КОРИСТЬ

Важливо розуміти: висловити потребу і  вказати цінність, яку носій потреби отримує після реалізації ВИМОГИ, це все, що очікується від ВИМОГИ. На цьому роль ВИМОГИ повністю завершується. 

ВИМОГА не несе в собі інформації про те, у який спосіб задовольняється ПОТРЕБА (тут не описано способу який необхідно використати, щоб людина могла дихати під водою). Тут йдеться про те, що їй потрібно і яку цінність вона отримає. 

Чому у ВИМОГАХ не вказуються шляхи реалізації для задоволення потреби?

Тому що за це відповідає інше поняття. Те, що дозволяє нам задовольнити потребу називається РІШЕННЯ (solution).

Якщо існує одна вимога для задоволення однієї потреби, то рішень для задоволення цієї потреби може бути скільки завгодно.

Наприклад, при усвідомленні потреби вдихання, людина одразу розуміє: мені терміново необхідно піднятись до поверхні води і вдихнути повітря;

мені необхідний пристрій для дихання під водою, щоб повернути можливість вдихати.

Тут ми говоримо про можливі рішення, які дозволять людині задовольнити власні потреби в диханні.

Для задоволення потреби, висловленої у ВИМОГАХ, нам необхідне певне РІШЕННЯ.

Припустімо, що наше рішення - це буде пристрій для дихання під водою (акваланг).Це РІШЕННЯ задовільнило би на певний час життєво важливі потреби живої людини в диханні.

Це РІШЕННЯ зробило би можливим перебування людини під водою.

РІШЕННЯ змінило КОНТЕКСТ. Акваланг став частиною середовища нашої людини і КОНТЕКСТ змінився. 

Чи принесло це РІШЕННЯ певну ЦІННІСТЬ? Так, це рішення принесло користь. В КОНТЕКСТІ бізнес-аналізу, слово КОРИСТЬ вживають у розумінні ЦІННІСТЬ. 

ВИМОГА повідомляє про ПОТРЕБУ, але ВИМОГА сфокусована на ЦІННОСТІ, яку людина прагне отримати, коли вимога буде реалізована. 

Тут виникає питання: чи ЦІННІСТЬ є абсолютною величиною, коли ми говоримо про задоволення тої самої ПОТРЕБИ? 

Ми переносимо нашу людину з води на вершину гори, де також існує ПОТРЕБА дихати. 

Що ми змінили? Ми змінили КОНТЕКСТ. Що відбулось з нашим РІШЕННЯМ?В принципі, певною мірою акваланг вирішує проблему і дозволяє нашій людині дихати в умовах великої висоти. А зараз поговоримо про те, що відбулось з ЦІННІСТЮ цього рішення?   

Ми можемо сказати, що цінність зменшилась. Акваланг важкий та великий, тому постає питання, чи є доцільним використання такого РІШЕННЯ взагалі? Технічно ЦІННІСТЬ такого РІШЕННЯ може зводитись до нуля. 

Зрозумівши поняття ЦІННІСТЬ, ми можемо зробити кілька дуже важливих висновків:Не лише ПОТРЕБА, але і РІШЕННЯ з їхнього задоволення дуже залежні від КОНТЕКСТУ.Це важливо розуміти бізнес-аналітикам, які працюють в різних ДОМЕНАХ. Також як частина команди у проект (сьогодні вони працюють в одному проєкті, завтра в іншій компанії в іншому домені)

РІШЕННЯ повинні розроблятися з урахуванням КОНТЕКСТУ. Найчастіше такий вплив на РІШЕННЯ відбувається через ОБМЕЖЕННЯ. У цьому контексті ми можемо обмежитися лише такими РІШЕННЯМИ.

ЦІННІСТЬ - це значущість, важливість або користь чогось або когось, або чогось для когось, і напряму залежить від КОНТЕКСТУ. Це означає, що КОНТЕКСТ сильно впливає на величину ЦІННОСТІ і зміна КОНТЕКСТУ може сильно змінювати або обнуляти ЦІННІСТЬ.

КОНТЕКСТ - сукупність фактів і обставин, в оточенні яких відбуваються будь-які події, існує певна подія або певний об'єкт.  

КОНТЕКСТ може існувати для певних змін, які зараз відбуваються.КОНТЕКСТ з точки зору РІШЕННЯ.

 Уявімо, що людина - член підводного човна, яка під водою (припустімо, що інженери не подумали про апарат регенерації повітря) І в герметичній посудині людям не буде достатньо повітря, щоб дихати. Але коли човен спустили на воду і ця проблема стала проявленою, люди почали задихатися. Дуже швидко почали вирішувати цю проблему і було знайдено нове рішення - система забезпечення повітрям. Після вирішення поточної проблеми, вона відійшла на задній план і люди у човні перестали про це думати.     

Це РІШЕННЯ, як і інші рішення, стало частиною їхнього середовища. 

Коли РІШЕННЯ повністю реалізоване, воно перестає бути нашою ціллю, до якої ми прагнемо. 

Всі рішення після реалізації переходять у КОНТЕКСТ, тобто стають частиною нашого середовища. 

В бізнесі після реалізації РІШЕННЯ, воно стає частиною повсякденної роботи організації. Те, що ми до цього моменту називали РІШЕННЯМ, просто стало частиною компанії. Якщо у цей момент в компанії починають проводити якісь нові ЗМІНИ з реалізації якогось нового РІШЕННЯ, повʼязаного з вже реалізованим РІШЕННЯМ, то це реалізоване РІШЕННЯ вже буде частиною контексту. 

Що ще може входити в поняття контексту? Продовжимо нашу аналогію з людиною на підводному човні. Ми можемо також сказати, що людина має потребу у відпочинку,  тобто мінімум 6 годин для сну, але при цьому існують інші члени команди, які можуть заступати на вахту,  повертатися з неї, і це може відбуватися в будь-який період дня або ночі. Це може заважати нашій людині відпочивати, так само наша людина може заважати іншим, коли вона йде на вахту або повертається з вахти. Тому при розробці рішення для відпочинку людині необхідно враховувати присутність інших людей. І потреби цих людей можуть не збігатися з потребами нашої людини.Тому при виборі рішення, необхідно враховувати таке розуміння, що інші люди є частиною цього контексту.  

Проектуючи це рішення на бізнес, ми пропонуємо замовнику деякі рішення і отримуємо дозвіл на розробку від замовника, але коли рішення запроваджується у реальному житті, виявляється не одна проблема з імплементацією, або коли воно виходить на етап User acceptance testing, ми починаємо отримувати велику кількість незадовільних відгуків, тому що ми не врахували контекст, тобто інших зацікавлених сторін, які у майбутньому будуть взаємодіяти з цим рішенням. І  їх саме це рішення не задовольняє. У цьому випадку ми спілкувалися лише з людьми, які декларували вимоги, а контекст при цьому не враховували.

Ми говорили про те, що рішення задовольняє потребу і необхідність у цьому рішенні виникає тому, що у контексті відбулись певні зміни і потреби у змінених умовах перестала задовольнятися. Це стало зрозуміло людині або бізнесу, тож імплементація цього рішення дозволить провести інші зміни таким чином, щоб потреба знову стала задовольнятися. 

Головна ціль реалізації рішення - це задоволення потреб. Ми розробляємо певні рішення, щоб задовольнити бізнес-потреби, які внаслідок змін у контексті перестали задовольнятися.  Задоволення потреб здійснюється через реалізацію рішення, при цьому реалізація рішення здійснюється через  проведення змін.

Зміни (Changes) - це ще одне базове поняття бізнес-аналізу. Ми з вами вже бачили, що зміни дуже сильно можуть відрізнятися за своєю суттю. З одного боку, ми говорили, що існує багато змін зовнішніх, які не є залежними від нас і негативно відображаються на контексті. З іншого - ми говоримо про зміни, які ми створюємо цілеспрямовано та вони відбуваються в рамках певного рішення.

Тож ми при розробці нашого професійного рішення домовилися розділяти ці ЗМІНИ на два типи

•  не заплановані зміни

•  заплановані зміни

Що таке заплановані зміни? Це ті, що ми  їх свідомо ініціювали для реалізації вибраного рішення. Можна зробити кілька дуже важливих висновків щодо запланованих змін.  Приклад:  ми в якійсь компанії інтегрували Internet of Things; це гарно спрацювало і тепер ми застосуємо таке саме рішення у вашій компанії. Тому не рішення є самою ціллю, а задоволення потреб.  Якщо те рішення, з яким ми прийшли, не задовольняє бізнес-потреб,  то це рішення для компанії є безглуздим, навіть враховуючи те, що десь у сусідів воно працює бездоганно. 

Задоволення вимог відбувається через проведення  запланованих змін: ми приходимо і щось міняємо у бізнесі, застосовуючи певне нове рішення і саме ця запланована зміна знову дозволяє бізнесу отримувати або задовольняти власні бізнес-потреби.

Зміни  мають приносити користь  та допомагати імплементованому рішенню реалізувати його цінність, а стандартним критеріям визначення цінності є реалізація рішення, яке максимально задовольняє вимоги клієнта. Тоді це рішення є цінним.

Незаплановані зміни відбуваються незалежно від наших бажань і зазвичай на противагу наших бажань, тож ми свідомо їх не ініціюємо. 

Приклади незапланованих змін: 

• розроблене рішення перестало задовольняти потреби бізнесу або стало працювати гірше;

• змінилось законодавство і робочі рішення стали не настільки ефективними;

• у працівників знизилась мотивація та впав виробіток;

• знизилась якість послуг;

• конкуренти реалізували нову бізнес-модель або нову модель монетизації;

• конкуренти винесли свій customer support у соціальну мережу і таке рішення їх просунуло сильно вперед порівняно з нашою компанією.