Аналіз зацікавлених сторін

Хто належить до зацікавлених осіб у сфері управління проектами?

Зацікавлені особи проекту — це люди, здатні вплинути на проект, над яким ви працюєте, або ті, кого може торкнутися цього проекту. Вони можуть перебувати на різних рівнях організації — від індивідуальних виконавців до вищого керівництва. Однак, якщо вони беруть участь у вашому проекті, всі вони важливі. Навіть якщо ці люди безпосередньо не залучені до повсякденних робіт за проектом, на них може вплинути його результат.

Що таке матриця аналізу заінтересованих осіб?

Матриця аналізу зацікавлених осіб — це спосіб визначити коло людей, які так чи інакше беруть участь у проекті, а також вплив, який вони можуть на нього створювати, за двома ключовими факторами: впливом та зацікавленістю. Матриця зацікавлених осіб допоможе вам зрозуміти, хто і якою мірою впливає на проект, а також хто і наскільки зацікавлений у вашій роботі. Це дозволить ефективно обмінюватися інформацією з усіма зацікавленими особами проекту найкращим способом.

Що таке керування зацікавленими особами?

Після створення описаної вище матриці, управління зацікавленими особами стане процесом обміну інформацією з учасниками вашого проекту. Таке керування дозволяє надавати всім інформацію потрібного рівня у належний час. Йдеться про актуальні відомості про завдання, регулярні звіти про хід робіт з проекту або глобальні огляди програм.

Важливою частиною управління зацікавленими особами проекту є створення плану обміну інформацією, в якому пояснюється, який канал (електронна пошта, повідомлення, платформа для управління роботами) та коли повинні використовувати учасники, наскільки часто слід обговорювати ті чи інші відомості та хто відповідає за кожну з цих каналів.

Як визначити зацікавлених осіб проекту?

У широкому розумінні результат вашого проекту може вплинути на будь-кого. Проте в управлінні проектами учасниками проекту вважаються люди, які до певної міри залучені до процесу прийняття рішень щодо нього. До них можуть належати важливі фахівці, які затверджують результати проекту, а також колеги по групі, які виконують роботу від точки А до точки Б. Члени вашої цільової аудиторії також є зацікавленими особами проекту, оскільки прийняті вами рішення мають найбільший вплив на них.

По суті, визначити, чи є людина зацікавленою особою проекту, можна, поставивши собі одне просте запитання: «Чи вплине на неї виконувана мною робота?». Якщо відповідь буде позитивною, ця людина, ймовірно, є зацікавленою особою проекту. Важливо, що не кожен, на кого може вплинути ваш проект, має право голосу у його реалізації. Ключові зацікавлені особи, про які йтиметься далі в цій статті, — це ті, робота яких може позначитися на результаті проекту. Знаючи ключових учасників, ви можете покращувати відносини із зацікавленими особами та домогтися підтримки найбільш значущих фігур.

Два типи зацікавлених осіб, які можуть зустрітися вам у проекті

Загалом виділяють два типи зацікавлених осіб проекту: внутрішні та зовнішні. Внутрішні зацікавлені особи це ті, яких ви зазвичай вважаєте учасниками проекту. До цієї категорії входять усі співробітники вашої компанії, зайняті в проекті, — від ваших безпосередніх підлеглих до вищого керівництва. З іншого боку, зовнішні зацікавлені особи не входять до вашої організації. Це можуть бути клієнти, агенція чи підрядник, користувачі, інвестори, постачальники та інші зовнішні контрагенти.

Приклади внутрішніх зацікавлених осіб

• Менеджер проекту

• Члени проектної групи

• Менеджер портфеля проектів та/або менеджер програми

• Спонсор проекту за його наявності

• Вищий посібник

• Інші внутрішні групи інших напрямів

Приклади зовнішніх зацікавлених осіб

• Клієнти

• Підрядники

• Субпідрядники

• Користувачі

• Інвестори

• Постачальники

Переваги проведення аналізу зацікавлених осіб

Хороші зацікавлені особи багато дають вашому проекту. На стадії планування вони будуть вашими провідниками для розуміння того, в якому напрямку має рухатися проект. Внутрішні учасники можуть підтримувати вас під час розробки бюджету або плану управління ресурсами проекту. Знання зовнішніх зацікавлених осіб допоможе вам визначити масштаб та цілі проекту. Потім, коли розпочнуться роботи з проекту, хороші зацікавлені особи можуть забезпечувати підтримку, допомагати у важких ситуаціях та підвищувати мотивацію команди.

Чітке розуміння того, хто є зацікавленими особами проекту, допоможе вам отримати підтримку та ефективніше виконати проект. Аналіз зацікавлених осіб також допоможе вам:

• отримати додаткову підтримку та ресурси;

• покращити прозорість проекту, особливо для зацікавлених осіб із вищого керівництва;

• згодом запобігати дорогим перешкодам, що виникають у ході циклу;

• обмінюватися інформацією потрібними каналами у відповідний час;

• ділитися інформацією необхідного рівня із зацікавленими особами.

Чотири кроки до створення матриці аналізу зацікавлених осіб

Визначення зацікавлених осіб проекту та управління ними – це чудовий спосіб успішно реалізувати свій проект. Коли до проекту залучаються люди, для яких він має велике значення, вони надають підтримку, яка може бути надзвичайно важливою під час проекту. І навпаки, без таких учасників вам, можливо, доведеться визначати очікування зацікавлених осіб у ході проекту, що може призвести до змін та непотрібних ризиків. Щоб цього уникнути, необхідно створити ефективну матрицю зацікавлених осіб, виконавши чотири прості кроки.

Крок 1. Визначте зацікавлені сторони

Щоб мати змогу керувати очікуваннями зацікавлених осіб, спочатку потрібно зрозуміти, хто вони. Не забудьте увімкнути до списку як внутрішніх, так і зовнішніх учасників. Щоб визначити їхнє коло, запитайте себе:

• Для кого важливий цей проект?

• На кого цей проект вплине?

• Хто може вплинути на цей проект?

• Хто може схвалити цей проект?

Якщо вам складно відстежити зацікавлених осіб, подумайте про створення матриці RACI або реєстру учасників, щоб знати, хто є хто, чому та чи інша людина важлива і який її вплив на проект. Перш ніж переходити на другий крок, проведіть ще одну перевірку. Запитайте себе:

• Чи існують інші зацікавлені особи, про які мені слід знати (наприклад, менеджери ресурсів чи менеджери портфеля проектів)?

• Чи включені до списку всі ключові лідери та керівники?

• Чи не втрачені з поля зору зовнішні зацікавлені особи, на яких може вплинути результат проекту?

Крок 2. Визначте рівні впливу/зацікавленості учасників

Високе залучення зацікавлених осіб дійсно здатне вивести ваш проект на новий рівень. Найкращий спосіб забезпечити хороший рівень залученості — створити зрозумілу матрицю зацікавлених осіб, у якій буде вказано рівень впливу/зацікавленості кожного учасника. Така сітка, яку іноді називають "таблицею впливу/інтересів" або матрицею інтересів, є найкращим способом наочного представлення чотирьох основних груп зацікавлених осіб.

Чотири основні групи зацікавлених осіб:

Високий вплив та висока зацікавленість.  До цієї групи найчастіше входять особи, які узгоджують ваш проект, та спонсори. З зовнішнього боку, це також можуть бути ключові партнери або клієнти. Регулярно звіряйте очікування один одного із зацікавленими особами цієї категорії. Під час проекту активно взаємодійте з цими учасниками — вважайте їх за ключових гравців своєї команди зацікавлених осіб.

Високий вплив та низька зацікавленість. Ці люди можуть заблокувати або підтримати ваш проект, але вони не мають до нього особливого інтересу. Це можуть бути партнери з інших підрозділів компанії або її керівництво. Регулярно надавайте таким зацікавленим особам загальну актуальну інформацію про ваш проект і за потреби просіть учасників з високим впливом та високою зацікавленістю допомагати вам налагоджувати взаємини з ними. Майте на увазі, що навіть при низькій зацікавленості ваша робота може впливати на їхню роботу, і подібні факти не повинні бути для вас несподіванкою. Загалом інформуйте цих зацікавлених осіб про проект впродовж його виконання і прагніть, щоб вони були задоволені його результатом .

Низький вплив та висока зацікавленість. Вам швидше за все не знадобиться схвалення цієї групи учасників, особливо на ранніх стадіях проекту. Найважливіше буде їхнє залучення під час виконання кроку 4. Поінформуйте цих зацікавлених осіб про хід проекту.

Низький вплив та низька зацікавленість. Це другорядні учасники. Залежно від масштабу та складності роботи вам, можливо, потрібно буде час від часу взаємодіяти з ними щодо звітів про статус проекту або їх зовсім не доведеться залучати до роботи до її завершення. Однак не забувайте по ходу проекту контактувати з цими учасниками, якщо вони захочуть підвищити рівень своєї залученості.

Крок 3. Зрозумійте потреби зацікавлених сторін

У житті буває так, що деяких зацікавлених осіб можуть не влаштовувати певні частини проекту. Як менеджер проекту ви несете відповідальність за розуміння їхніх потреб та точок зору, а також за підбір рішення, яке не зашкодить успіху проекту. Ви не повинні робити все, що просять зацікавлені особи проекту, але ви повинні вислухати їх і зрозуміти, чого вони хочуть.

Іноді зацікавлена ​​особа, яку ви вважаєте «важкою», це просто людина, пріоритети якої відрізняються від ваших. Можливо те, що ви робите, навіть заважає її роботі. Якщо ви спробуєте поглянути на проблему з її погляду, то зможете знайти оптимальне рішення і перетворити ситуацію на взаємовигідну співпрацю.

У разі сумнівів поставте себе на місце іншої людини. Запитайте себе:

• Що йому потрібне?

• Який рівень обміну інформацією йому потрібний?

• Якою є найбільш ефективна стратегія обміну інформацією?

• Що та хто може впливати на цих заінтересованих осіб?

• Як можна точно визначати інтереси учасників?

Крок 4. Тримайте зацікавлені сторони у курсі справ

Визначивши зацікавлених осіб та врахувавши їх потреби, не забудьте запросити їх на свої наради щодо планування та початку проекту (якщо ви їх проводите). Ключові учасники також повинні завізувати основні положення проекту, план проекту, цілі проекту та обсяг проекту.

Не забувайте по ходу проекту інформувати відповідних учасників про зміни та перебіг робіт. На додаток до підвищеної прозорості, раннє документування процесів скорочує ризик непорозуміння в майбутньому.

Незважаючи на те, що слід запрошувати до участі у проекті широке коло зацікавлених осіб, завжди ставте у пріоритет найголовніших учасників. Вам не потрібне схвалення всього і всіх. У разі сумнівів, повертайтеся до матриці зацікавлених осіб, щоб визначити тих, кого слід ввести в курс справи.

Ви можете особисто і на регулярній основі спілкуватися з окремими зацікавленими особами — наприклад, які мають високий вплив і високу зацікавленість — для обговорення проекту та усунення непередбачених проблем. Однак для інформування інших учасників організуйте регулярне розсилання оновлень статусу проекту із зазначенням нещодавно досягнутих віх, перешкод та подальших кроків. Ми рекомендуємо робити таку розсилку раз на два тижні або частіше, якщо ви керуєте складною ініціативою.

Підводні камені при складанні матриць зацікавлених осіб

Ідеальних рішень для обміну інформацією із зацікавленими особами не існує. Однак вам слід знати про найпоширеніші підводні камені та способи їх обходу:

Відсутність кордонів

• Проблема. Надмірно активні учасники викликають розростання обсягу.

• Рішення. Введіть процедуру контролю змін.

Іноді надмірно активні зацікавлені особи можуть викликати проблеми. Ви витратили багато часу на планування свого проекту та визначення бажаних результатів — проте якщо занадто велика кількість учасників має ідеї щодо нових результатів, оновлення хронологій та коригування бюджету, ваш проект може швидко збитися з курсу.

Найкращим способом встановлення кордонів для зацікавлених осіб є впровадження процедури контролю змін. Створивши процес внесення пропозицій, розгляду та схвалення змін, ви забезпечите своєму проекту необхідну динаміку та актуальність, не турбуючись про розростання обсягу. Процедура контролю змін включає чотири етапи:

1. Учасники проекту подають запит на зміну.

2. Цей запит розглядають головні заінтересовані особи.

3. Зміна схвалюється, відхиляється чи відкладається.

4. У цілі та масштаб проекту вносяться відповідні корективи.

Якщо ми забули підключити зацікавлених осіб

• Проблема. Під час визначення зацікавлених осіб ви забули про учасника, який дуже зацікавлений у цій ініціативі.

• Рішення. Підключити проектну групу на стадії визначення заінтересованих осіб.

Ви неодмінно забуватимете про учасників з інших підрозділів, або ви про них згадаєте, але забудете внести їх до списку зацікавлених осіб або невірно визначте їхній рівень впливу/зацікавленості. Подібні помилки легко допустити, але вам по можливості слід їх уникати, особливо у випадку із зацікавленими особами, які мають високий рівень впливу чи зацікавленості.

Найкращий спосіб цього не допустити — підключити проектну групу до стадії визначення зацікавлених осіб. Заплануйте збори з обміну думками між членами групи, на яких визначте зацікавлених осіб і розбийте їх на групи, щоб ніхто не залишився поза списком. Якщо у вас  залишаються сумніви, покажіть список менеджера або спонсору проекту, щоб не втратити уваги важливих учасників. Є сумніви – питайте!

Якщо ми не визначили зацікавлених осіб на ранніх етапах

• Проблема. Ви вже запустили проект, і тільки тепер починаєте аналіз зацікавлених осіб.

• Рішення. Наступного разу створіть заздалегідь матрицю аналізу зацікавлених осіб.

Це досить очевидно, але гідно окремої згадки. Якщо ви забули зацікавлену особу, прийміть це як цінний досвід для наступного проекту. Наприклад, якщо ви забули створити матрицю аналізу зацікавлених осіб до запуску проекту, відзначте собі, що наступного разу все має бути навпаки.

Прозорість - ключ до управління зацікавленими особами

З метою бездоганного виконання проекту необхідно, щоб очікування зацікавлених осіб збігалися із його запланованими результатами. Іншими словами, вам потрібно підвищувати прозорість свого проекту.