kick-off перша зустріч з замовником
- Oleh Voroniak
- 18 січ.
- Читати 5 хв
Установча зустріч команди проєкту (Project Kickoff Team Meeting)
Вступ (Introduction)Представте себе та команду.
Вступ команди 1
Вступ команди 2
Мета та передумови проєкту (Project goal and background)Поясніть, чому проєкт було ініційовано і що він має надати. Вам, можливо, доведеться коротко заглибитись в історію і надати контекст, щоб усі повністю зрозуміли мету проєкту.
Чому проєкт було розпочато?
Що компанія очікує від цього проєкту?
Обсяг проєкту (Project scope)Обсяг проєкту – це сукупність завдань, які проєкт має виконати. Це включає завдання, пов’язані з проєктом (наприклад, написання програмного забезпечення), конкретні результати (наприклад, план навчання) та визначені результати (наприклад, весь персонал пройшов навчання).
Що ви збираєтесь доставити?
Організація проєкту (Project organization)
Хто буде залучений?
Таймлайн (Timeline)Поясніть ваш підхід до строків.
Ролі та обов’язки (Roles and Responsibilities)
Які ролі та обов’язки мають члени команди?
Командна робота та організаційні питання (Teamwork and organizational topics)
Як команда буде працювати разом?
Наступні кроки (Next Steps)
Які наступні дії заплановані на таймлайні?
Питання та відповіді (Q&A)Відведіть час для запитань та відповідей.
Стартова зустріч (Kickoff Meeting) — це ключовий момент у будь-якому проєкті (може бути стартовою для фази Discovery). Вона задає тон роботи команди, визначає ролі, цілі та очікування, а також формує спільне розуміння наступних кроків. Нижче наведено детальний план проведення стартової зустрічі з прикладами з реального життя.
1. Попередня підготовка
Проведіть попереднє дослідження
Перший крок до успіху — це підготовка. Перед зустріччю важливо зібрати дані про:
Цільовий ринок: Проведіть аналіз основних характеристик вашої аудиторії. Наприклад, якщо ваш продукт — мобільний додаток для фітнесу, варто зрозуміти, які проблеми ваші потенційні користувачі намагаються вирішити.
Конкурентів: Вивчіть, що пропонують конкуренти. Наприклад, компанія, що створює фінансовий додаток, може дослідити функції таких конкурентів, як Mint або YNAB.
Перед початком стартової зустрічі переконайтеся, що у вас є готові дані.
У вас є деякі дані:
Розмір ринку (Market size)
Зростання ринку (Market growth)
Конкуренція (Competition)
Прибутковість (Profitability)
Споживачі та тип продукту (Consumer & product type)
Не хвилюйтеся, вам не потрібно проводити повне дослідження ринку перед стартовою зустріччю – це лише перший крок у процесі дослідження ринку .
Важливо, щоб ви зібрали цю інформацію, щоб ваша команда розвідників могла приймати обґрунтовані рішення під час зустрічі.
Визначте ключових зацікавлених сторін
Сформуйте команду, яка братиме участь у процесі відкриття продукту. Ключові ролі включають:
Продуктовий менеджер.
Дизайнери UX/UI.
Провідний інженер.
Представник клієнта.
Приклад: У компанії DECODE основна команда відкриття включає продуктового менеджера, дизайнера UX/UI та архітектора рішень. Це допомагає чітко розподілити відповідальність.
Підготуйте порядок денний
Заздалегідь складіть порядок денний та поділіться ним із командою. Включіть такі пункти:
Представлення учасників.
Огляд цілей проєкту.
Обговорення обсягу роботи, строків і результатів.
Призначення ролей та відповідальності.
Встановлення правил роботи та управління ризиками.
На цьому етапі це будуть ваші найкращі припущення, і вам потрібно буде перевірити їх під час відкриття.
Однак вони нададуть вашим зацікавленим сторонам цінний контекст і сформують напрямок подальшого відкриття вашого продукту.
2. Проведення стартової зустрічі
Вступ
Почніть із представлення. Якщо команда не знайома, попросіть кожного коротко розповісти про себе: ім’я, роль у компанії, попередній досвід.
Приклад: У компанії Atlassian блог радить починати зустріч із неформального обговорення, щоб зняти напругу в команді.
Огляд проєкту
Окресліть основні блоки:
Обсяг роботи: Наприклад, для проєкту створення мобільного додатку обсяг може включати розробку дизайну, функціоналу та тестування MVP.
Графік: Вкажіть основні дати — початок, тестування, випуск.
Кінцеві результати: Наприклад, успішний запуск платформи з мінімальними помилками.
Наявність ефективного порядку денного гарантує, що ваша початкова зустріч буде зосередженою та продуктивною.
Порядок денний надасть вам чітку дорожню карту для обговорення та повідомить учасників про цілі зустрічі.
Ви повинні поділитися ним з усіма учасниками задовго до початку зустрічі, щоб вони могли належним чином підготуватися до зустрічі.
3. Співпраця та обговорення
Заохочуйте участь кожного
Фасилітатор зустрічі повинен створити комфортну атмосферу для обговорення. Цього не станеться, якщо всі не почуватимуться комфортно. Ось чому ви повинні переконатися, що зустріч є безпечним місцем, де кожен може висловити свою думку без засудження. Таким чином ви гарантуєте, що ви приймаєте рішення колективно і що кожен бере участь у їх прийнятті. Використовуйте групові активності, такі як мозковий штурм. Це забезпечить структуру вашої стартової зустрічі та буде підтримувати її на правильному шляху. Щоб зменшити стрес і зосередити всіх на різних завданнях, робіть короткі перерви між кожним обговоренням.
Бажано включити найкращу оцінку того, скільки часу буде витрачено на кожен пункт.
Неминуче деякі обговорення будуть коротшими, а інші можуть тривати більше відведеного часу.
Не переривайте продуктивні дискусії, якщо вони перевищують ліміт часу, або дотримуйтеся теми дискусії, якщо дискусія явно закінчилася.
Приклад: У Zoom або Miro можна проводити віртуальні обговорення, використовуючи вбудовані інструменти для нотаток і голосування.
4. Встановлення KPI та метрик успіху
Використовуйте структуру SMART для встановлення цілей і KPI. Наприклад:
Залучення користувачів: Збільшення щоденних активних користувачів на 20% за перші 3 місяці.
Коефіцієнт конверсії: Підвищення кількості платних підписок до 15%.
Відстеження цих показників допоможе визначити пріоритети функцій і прийняти рішення щодо функцій та дизайну вашого продукту.
Скажімо, вони проводять A/B-тестування під час дослідження UX.
Функція або дизайн із більшим залученням користувачів має бути включений у мінімальний життєздатний продукт (MVP).
Встановлення чітких показників успіху та ключових показників ефективності під час стартової зустрічі збільшить шанси вашого продукту на успіх.
Призначте ролі та обов’язки щодо відкриття продукту
Однією з головних цілей вашої стартової зустрічі має бути чітке розподілення обов’язків.
Кожен у вашій дослідницькій команді повинен точно знати, що він повинен робити на кожному етапі відкриття.
Почніть зі збирання вашої основної команди відкриття, тобто тріо продуктів.
Тут, у DECODE, ми використовуємо подібний підхід, і наші ключові ролі у розробці продуктів:
Продуктовий менеджер
Дизайнер UX/UI
Архітектор рішень
Наявність такої створеної команди відкриттів значно полегшує розподіл обов’язків між усіма.
Тим не менш, було б гарною ідеєю коротко обговорити це під час стартової зустрічі, щоб уникнути будь-якої плутанини та сприяти прозорості.
Залежно від складності вашого продукту вам може знадобитися залучити людей поза вашою основною командою відкриттів.
Ними можуть бути:
Додаткові дизайнери та інженери
Віддані дослідники
UX автори
Дозвольте своїй трійці продуктів взяти на себе лідерство та вирішити, що вони робитимуть і перед ким звітуватимуть.
Якщо всі розумітимуть, що вони повинні робити, ви зведете до мінімуму збої та конфлікти у вашій команді відкриття.
5. Документація результатів
Призначте відповідального за ведення протоколу зустрічі. Документуйте:
Хронологію.
Ролі та обов'язки.
KPI та метрики.
важливі нотатки
Задокументуйте результати початкової зустрічі, перш ніж продовжити відкриття
Важливо завжди документувати результати стартової зустрічі.
Це тому, що наша пам’ять – річ мінлива.
Дві людини можуть запам'ятати одну і ту ж подію абсолютно по-різному.
Документування результатів зустрічі допоможе тримати всіх на одній сторінці.
Також доцільно нагадувати ключові висновки наприкінці початкової зустрічі та після кожного заходу.
Після того, як ви задокументували результати зустрічі, роздайте їх усім учасникам.
Наявність письмового протоколу зустрічі зведе до мінімуму плутанину щодо її результатів.
Вони також можуть стати в нагоді в інших ситуаціях.
Припустімо, що ваш дизайнер продукту раптово захворів, і вам потрібно залучити іншого учасника в розпал відкриття. Наявність документа, у якому підсумовуються цілі, KPI, графік відкриття та нові обов’язки, пришвидшить процес адаптації.
Висновок
Правильно проведена стартова зустріч — це запорука успіху проєкту. Дотримуйтеся чіткої структури, залучайте команду до обговорення та документуйте всі ключові рішення. Це допоможе уникнути плутанини та забезпечить плавне виконання всіх етапів проєкту.
Коментарі